【Excel自動化】シフト表を一瞬で作る！土日色分け＆固定シフト反映もできる神テクニック

はじめに

毎月のシフト作成、面倒くさく感じていませんか？

「日付を毎回入力するのが大変…」「曜日や祝日を手作業で確認するのが面倒…」「同じ固定シフトを毎月コピペするのが地味に時間かかる…」
そんな悩みを抱えている方にぴったりなのが、Excelを使ったシフト表の自動化テクニックです。

この記事では、月を変えるだけで日付と曜日が自動更新されるシフト表の作り方を紹介します。
さらに、土日・祝日の自動色分けや、事前に設定した固定シフトを自動で反映させる方法まで、実践的なノウハウをやさしく解説します。

一度作ってしまえば、来月以降はコピーして少し編集するだけで完成！
作業時間は1時間が10分以下に激減し、チーム管理のミスも激減します。

「シフト作りに時間をかけたくない！」「もっと効率的に管理したい！」という方は、ぜひ最後まで読んで試してみてくださいね。

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Excelでシフト表を自動化するメリットとは？

Excelでのシフト表づくりを手作業でやっていると、どうしてもミスが出たり、毎月同じ作業を繰り返したりしてしまいがちですよね。でも実は、Excelの関数や機能を活用することで、一度作れば毎月そのまま使い回せる便利なテンプレートが作れちゃうんです！

ここでは、そんなシフト表の「自動化」によって得られる3つの大きなメリットを紹介します。

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✅ 毎月の作業時間が大幅に減る

まず大きなメリットは、とにかくラクになるということ。

例えば、月初に「1日、2日、3日…」と手で日付を入力したり、曜日をカレンダーで確認して書いたりする必要がなくなります。
関数を使えば、月を指定するだけで自動的に日付と曜日がずらっと並ぶので、何度も入力し直す手間がなくなります。

同じように、固定シフトも「名前を書いて、時間をコピペして…」という作業から解放され、
一度設定しておけば、毎月自動で配置されるようになります。

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✅ 見た目がスッキリ＆視認性アップ

土日や祝日をうっかり見落としてしまうと、シフトが偏ってしまうこともありますよね。
でも、条件付き書式で土曜は水色、日曜は赤、祝日はピンクなど色分けしておけば、見た瞬間に休みの日がわかります。

これにより、従業員の希望休や勤務バランスの調整がしやすくなり、全体のスケジュールが組みやすくなります。

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✅ ミスを防げてチーム管理もラクに

シフト表を手で作っていると、「同じ人に2回連続で早番が入ってしまった…」などのヒューマンエラーが起きがちです。
でも、自動で配置されることでそうしたミスを防ぎやすくなりますし、間違いにもすぐ気づけます。

また、従業員が増えても表の形式を変えずにそのまま使えるようになるため、管理する側もとってもラク！

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Excelシフト表の基本レイアウトを作成しよう

さっそく、Excelでシフト表を自動化するための“土台”を作っていきましょう。
ここでは、日付や曜日が自動で表示される仕組みを取り入れたレイアウトを作っていきます。シンプルだけど汎用性バツグンのスタイルです！

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✅ 日付・曜日の自動入力（DATE／TEXT関数）

まずは、月の日付と曜日が自動で並ぶように設定していきましょう。

1. 年と月を設定
   　例：A1セルに「=DATE(2025,7,1)」のように記入して基準日を作ります。
   　これが月初の日付になります。
2. 日付を自動で並べる
   　A2セルに「=A1+1」と入力し、月末までオートフィル（ドラッグ）で展開します。
   　すると、1日、2日、3日…と連続した日付が自動で入力されます。
3. 表示形式を「日付（D）」だけにする
   　日付列のセルを右クリック →「セルの書式設定」→「ユーザー定義」で「d」と入力。
   　これで“1、2、3…”という見た目になります。
4. 曜日を表示する
   　隣の列に「=TEXT(A1,”aaa”)」を入力すれば、「火」「水」などの曜日を自動で表示できます。
   　こちらも下までオートフィルで伸ばしておきましょう。

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✅ 行と列の整え方・罫線の引き方

日付と曜日の下に、従業員の名前とシフトを入力するエリアを作っていきます。

• 名前を左端の列（例：列C）に縦に並べる
• 上に並ぶのは日付と曜日の横軸（1〜31日＋曜日）
• 表の見た目を整えるために、中央揃え＆罫線の設定をしましょう！

✅ ワンポイント：
列幅は「日付」や「シフト内容」が見やすい幅（例：3〜4文字分）に調整するのが◎です。

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✅ 「選択範囲内で中央」表示で美しく整える

Excel初心者がよくやってしまうのが、セルの結合。
でも、結合してしまうとフィルターや関数が使えなくなって後で困ることも…。

代わりに便利なのが、「選択範囲内で中央」という機能です！

1. セルを選択
2. 「ホーム」タブ →「配置」グループ内の「配置の設定」→「セルを結合しないまま中央揃え」にチェック

これを使えば、見た目は結合されているように見えるのに、実際は結合していない状態にできます！

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固定シフトの自動反映を実装しよう

毎回同じ人に同じシフトを手で入力していると、地味に時間がかかりますよね？
そこで活躍するのが、固定シフトの自動反映です。

ExcelのINDEX関数とMATCH関数を組み合わせれば、従業員名と曜日に応じて、あらかじめ設定した勤務時間を自動で引っ張ってくることができます！

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✅ 「シフト基準」シートの作成とルール

まずは、従業員ごとの固定シフトを一覧にした「基準表」を作っていきましょう。

1. 新しいシートを追加し、名前を「シフト基準」に変更
2. 左端に「従業員名」、その右に「月〜日」の列を作成
3. 各曜日に対応する勤務時間を記入（例：早番、遅番、休み など）

｜ 従業員名 ｜ 月 ｜ 火 ｜ 水 ｜ 木 ｜ 金 ｜ 土 ｜ 日 ｜
｜ 田中     ｜ 早番｜ 早番｜ 休み｜ 早番｜ 遅番｜ 休み｜ 休み｜
｜ 鈴木     ｜ 遅番｜ 遅番｜ 遅番｜ 休み｜ 休み｜ 早番｜ 早番｜

※この表が、シフト表の元データになります。

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✅ INDEX & MATCH関数の使い方をやさしく解説

ここが自動化の心臓部です。ちょっと難しそうに見えるかもしれませんが、仕組みはカンタン！

=INDEX(シフト基準の範囲, MATCH(従業員名, 従業員名の列, 0), MATCH(曜日, 曜日の行, 0))

たとえば、シフト表シートで「田中さんの月曜日のセル」に自動で「早番」と表示させたいときは…

=INDEX('シフト基準'!B2:H10, MATCH(C3, 'シフト基準'!A2:A10, 0), MATCH(D$1, 'シフト基準'!B1:H1, 0))

• C3：シフト表での従業員名
• D$1：対象の曜日
• B2:H10：シフト内容のテーブル範囲
• A2:A10：従業員名の列
• B1:H1：曜日のヘッダー行

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✅ 絶対参照の活用で式が崩れないようにする方法

関数をコピペして他のセルに展開するとき、参照範囲がズレると正しく動きません。
そこで、**絶対参照（$マーク）**を使って、式が崩れないように固定します。

=INDEX('シフト基準'!$B$2:$H$10, MATCH($C3, 'シフト基準'!$A$2:$A$10, 0), MATCH(D$1, 'シフト基準'!$B$1:$H$1, 0))

• $B$2:$H$10：テーブル範囲は動かさないように固定
• $C3：行だけ相対にして、列は固定
• D$1：曜日行の列は動かしてもいいけど、行は固定

この工夫で、どのセルに貼っても正しく値を引っ張ってくれるようになります！

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土日祝を自動で色分けする方法

シフト表をパッと見て「この日って土曜？祝日？」と迷ったこと、ありませんか？
Excelなら、土日や祝日を自動で色分けすることで、視認性が一気にアップします！

ここでは、WEEKDAY関数とCOUNTIF関数を使った条件付き書式で、見やすくて分かりやすいシフト表を作っていきましょう。

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✅ WEEKDAY関数で土日を色分け

WEEKDAY関数は、指定した日付が何曜日かを数値で返してくれる関数です。

曜日	数値
日曜	1
月曜	2
火曜	3
…	…
土曜	7

これを使って、日曜日：赤、土曜日：水色のように色分けしてみましょう。

手順：

1. 日付または曜日が表示されている列を選択
2. [ホーム] → [条件付き書式] → [新しいルール]
3. 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」に以下を入力：

=WEEKDAY(A2)=1

→ 曜日が「1＝日曜」のときに色がつくようになります（赤色など指定）

次に、

=WEEKDAY(A2)=7

→ 曜日が「7＝土曜」のときに色を変えます（水色など指定）

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✅ 「祝日一覧」シートを作成しよう

続いて、日本の祝日を判定する仕組みを作ります。
まずは祝日のリストを別シートにまとめましょう。

1. 新しいシートを作成（名前は「祝日一覧」など）
2. A列に対象年の祝日を入力（例：2025年の祝日一覧）
3. 日付形式は「2025/01/01」などで統一しましょう

✅ ワンポイント：
祝日一覧はネット検索で取得できるカレンダーサイトなどからコピーできます！

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✅ COUNTIF関数で祝日の条件付き書式を設定

祝日が一覧の中に含まれているかどうかを判断するには、COUNTIF関数が便利です。

手順：

1. 日付のセル範囲を選択（例：A2:A32）
2. 条件付き書式 → 新しいルール
3. 数式に以下を入力：

=COUNTIF(祝日一覧!$A:$A, A2)>0

この式は、「祝日一覧シートのA列に、A2の日付が含まれていたら」という意味になります。
これで、祝日に自動で色をつけることが可能になります！

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作ったシフト表を翌月に使い回すテクニック

せっかく自動化したシフト表、毎月ゼロから作り直すなんてもったいない！
この章では、一度作ったテンプレートを翌月以降もそのまま使い回せる方法を紹介します。

設定しておけば、月を1つ変えるだけで日付も曜日も、自動で更新されるんです！

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✅ 月を変えるだけで日付と曜日が変わる仕組み

最初に設定した「基準日セル（=DATE(2025,7,1)など）」を応用すれば、月の数字を変更するだけで全体が変化するシフト表が作れます。

手順の一例：

1. セル A1 に「=DATE(年, 月, 1)」と設定（例：=DATE($B$1, $C$1, 1)）
2. セル B1 に「年」、C1 に「月」を数値で入力できるようにしておく
3. 以降は A1 を起点に「=A1+1」で日付を展開

これで、B1 と C1 に「2025」「8」などと入力すれば、自動的に8月のシフト表に早変わりします！

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✅ 従業員追加も「テーブル化」で柔軟に対応

固定シフトを管理する「シフト基準」シートをテーブル化しておけば、
あとから従業員を追加しても、自動反映の対象になります。

テーブル化の方法：

1. 「シフト基準」シートで範囲を選択
2. Ctrl + T（または [挿入] → [テーブル]）でテーブル化
3. テーブル名を「ShiftData」などわかりやすい名前にする

関数で ShiftData を参照するようにしておけば、
人を追加しても自動で反映される柔軟なシステムになります！

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✅ イレギュラー対応（手入力）も簡単

「固定シフトは便利だけど、急に誰かが休んだ…」
そんなときも安心。自動で表示された内容を手入力で上書きするだけでOK！

数式が入っているセルに直接入力すれば、その日のシフトだけ変更できます。
元の固定シフトは、次の月にまた戻るので問題なしです。

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まとめ｜一度作れば何年も使える「神テンプレ」に

今回は、Excelを使って「毎月のシフト作成を自動化する方法」を紹介してきました。

• 月を変えるだけで日付と曜日が自動で切り替わる
• 土日祝が自動で色分けされて、見やすさアップ
• 固定シフトを反映させることで入力の手間が激減
• 従業員の追加や急な変更にも柔軟に対応できる

これらを取り入れることで、シフト表作成にかかる時間を10分の1以下にできるだけでなく、
管理の質もグンと向上します。

一度テンプレートを作ってしまえば、翌月以降はコピペとちょっとの修正だけでOK！
まさに“神テンプレ”と言える仕上がりになります。

「そろそろ効率化したいな…」と思っていた方は、ぜひこの記事を参考に、あなたの現場でも使ってみてくださいね。

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