はじめに
Outlookでメールをやり取りしていると、「この資料を添付して送りたい」「受け取った添付ファイルを保存したい」といった場面は必ず出てきますよね。特に仕事や学校では、ファイル添付の操作ができないと意外と困るものです。
しかし実際には、添付の仕方や保存の仕方、ZIPファイルの開き方でつまずいてしまう方が少なくありません。「ファイルをうまく送れない」「保存したけど開けない」「ZIPってどうやって展開するの？」と悩んだ経験、あなたにもあるのではないでしょうか。
そこで本記事では、Outlookでの添付ファイルの扱い方を初心者向けにわかりやすく解説します。送信方法から保存、ZIPファイルの展開までひと通り押さえておけば、メールのやり取りがぐっとスムーズになりますよ。それでは、一緒に見ていきましょう！
メールにファイルを添付して送信する方法
まずは一番基本となる、メールにファイルを添付して送る手順を見ていきましょう。Outlookなら操作はとてもシンプルです。
基本的な添付手順
- Outlookを開き、「新しいメール」をクリックします。
- 宛先のメールアドレス、件名、本文を入力します。
- 画面上部の「ファイルを添付」をクリックし、「コンピューターから選択」を選びます。
- 添付したいファイルを選んで「開く」をクリックすると、メールに添付されます。
- 内容を確認して「送信」をクリックすれば完了です。
送信後は「送信済みアイテム」に保存されているので、きちんと送れたか確認できます。
ドラッグ＆ドロップで添付する方法
実は、もっと簡単な方法もあります。エクスプローラーで添付したいファイルを開き、そのままメール作成画面にドラッグ＆ドロップすればOK。直感的でスピーディーなのでおすすめです。
複数ファイルをまとめて添付
ShiftキーやCtrlキーを使って複数のファイルを選び、まとめて添付することもできます。関連資料を一度に送りたいときに便利です。
不要な添付ファイルを削除する方法
間違えて添付してしまった場合は、添付ファイル名の横にある「×」マークをクリックすれば削除できます。焦らず落ち着いて操作しましょう。
これで、基本的な添付操作はマスターできました！次は「受信した添付ファイルを保存する方法」を解説します。
受信した添付ファイルを保存する方法
次は、誰かから届いたメールに添付されているファイルを自分のパソコンに保存する方法です。仕事の資料や写真など、後から見返すためにも保存方法を知っておくと安心です。
基本の保存手順
- 保存したい添付ファイルがあるメールを開きます。
- 添付ファイル名の右にある矢印アイコンをクリックします。
- 表示されたメニューから「名前を付けて保存」を選びます。
- 保存先（デスクトップやドキュメントなど）を選び、ファイル名を確認して「保存」をクリックします。
これでパソコンにファイルが保存され、自由に開けるようになります。
一括で保存する方法
添付ファイルが複数ある場合、「すべて保存」を選ぶとまとめてダウンロードできます。会議資料など複数ファイルを一気に扱いたいときに便利です。
保存後に開くときの注意
保存したファイルを開くときは、セキュリティのためにウイルスチェックをしてから利用すると安心です。特に知らない相手からのメールに添付されたファイルは注意してください。
これで受信ファイルをスムーズに保存できます。次は、少しハードルの高い「ZIPファイルの扱い方」について解説していきましょう。
ZIPファイルの開き方と展開方法
メールで送られてくる添付ファイルの中でも、よく見かけるのがZIPファイルです。複数のファイルをまとめて圧縮した形式で、サイズを小さくできるのでメール添付に便利なんです。ただし、そのままでは中身が見られないため、展開（解凍）作業が必要になります。
ZIPファイルを保存する手順
- ZIPファイルが添付されたメールを開きます。
- ZIPファイル名の右にある矢印アイコンをクリックします。
- 「名前を付けて保存」を選び、デスクトップやドキュメントなど分かりやすい場所に保存します。
ZIPファイルを展開する方法
- 保存したZIPファイルを右クリックします。
- 表示されたメニューから「すべて展開」をクリックします。
- 展開先のフォルダーを選ぶ画面が表示されるので、必要に応じて「参照」で変更します。
- そのままでよければ「展開」をクリックすると、ZIP内のファイルが通常のフォルダーに解凍されます。
展開後の使い方
展開されたフォルダーを開けば、中のWordやExcel、PDF、画像ファイルなどを自由に利用できます。もし展開できない場合は、ファイルが壊れているかパスワード付きの可能性があります。その場合は送信者に確認しましょう。
これでZIPファイルの取り扱いもバッチリです。次は補足として、Outlookで添付ファイルが送れないときの対処法を紹介します。
Outlookで添付ファイルが送れないときの対処法
「ファイルを添付して送信しようとしたらエラーが出た…」「なぜか相手に届かない…」そんな経験はありませんか？Outlookでは添付ファイルにいくつか制限や注意点があるため、原因を知っておくとトラブルを防げます。
ファイルサイズが大きすぎる
Outlookには添付できるファイルサイズの上限（約20〜25MB）があります。超えてしまうと送信エラーになるので注意が必要です。 その場合は次のような方法を使いましょう。
- ファイルをZIP形式に圧縮してサイズを小さくする
- OneDriveやGoogleドライブなどのクラウドサービスにアップロードし、共有リンクを送る
- 大容量ファイル転送サービス（例：ギガファイル便）を利用する
ファイルの種類に制限がある
セキュリティの観点から、.exeなどの実行ファイルは添付できません。もしどうしても送りたい場合は、ZIPに圧縮＋パスワードをかけて送信し、パスワードを別メールで伝えるのが一般的です。
ネット接続やアカウント設定の不具合
送信が途中で止まる場合は、回線が不安定だったり、アカウントの送信サーバー（SMTP）の設定に問題があることもあります。その場合は一度インターネット接続を確認し、必要であればアカウント設定を見直しましょう。
もしどうしても解決できない場合は、Outlookを再起動する、またはPCを再起動するだけで改善することもあります。焦らず一つずつ試してみましょう。
まとめ
Outlookでのファイル添付は慣れてしまえばとても簡単です。今回ご紹介した内容を振り返ってみましょう。
- ファイル添付は「ファイルを添付」ボタン、またはドラッグ＆ドロップで手軽にできる
- 受信した添付ファイルは「名前を付けて保存」で任意の場所に保存できる
- ZIPファイルは右クリック → すべて展開で中身を取り出せる
- 送信できないときは容量制限やファイル形式の制限をチェックする
これらのポイントを押さえておけば、日常のやり取りや仕事の場面でもスムーズに対応できます。特にZIPファイルの扱い方を知っておくと、複数ファイルをまとめて受け取ったときに役立ちますよ。
ぜひ今回の内容を参考に、Outlookでのメール作業をもっと快適にしてみてくださいね！
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よくある質問（FAQ）
- QOutlookで添付できるファイルサイズの上限は？
- A
Outlookでは通常、20〜25MB程度が上限です。大きなファイルを送りたい場合は、ZIPで圧縮するか、OneDriveやGoogleドライブなどのクラウドストレージを利用すると便利です。
- QZIPファイルが展開できないときはどうすればいい？
- A
ZIPが開けない場合は、ファイルが壊れているか、パスワード付きZIPの可能性があります。送信者に再送を依頼するか、パスワードを確認してみましょう。専用の解凍ソフトを使うのも手です。
- Q間違って添付したファイルを送ってしまった！取り消せる？
- A
Outlookには「送信取り消し」機能がありますが、利用できるのは同じ組織のExchange環境など限定的です。基本的には取り消せないため、すぐに相手に連絡して削除をお願いするのが現実的な対応です。
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